10. Juni - Dringlichkeit / Wichtigkeit Quadrant

Heute Morgen habe ich bei der Nordakademie über „Meetings and Negotiations“ also Besprechungen und Verhandlungen. Dabei bin ich auf eine meine Lieblingsthemen gekommen: die vier Quadranten von Dringlichkeit und Wichtigkeit auch bekannt als die Eisenhower-Matrix.

Dwight D. Eisenhower ist nicht nur berühmt, weil er der 34. Präsident der USA und während des zweiten Weltkriegs der Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa war. Denn wer sich mit Zeitmanagement beschäftigt, stolpert wie ich früher oder später über die Eisenhower-Matrix. Ich habe diesen Matrix bei Stephen R. Covey kennen gelernt, zuerst bei “Die 7 Wege zur Effektivität” und dann auch bei “Der Weg zum Wesentlichen“. Covey hat die Matrix angepasst und baut darauf seinen Vorschlag für einen Terminplaner auf.

Die Matrix besteht aus vier Quadranten, die folgendermaßen eingeteilt sind:

	Dringend	Nicht dringend
Wichtig	Quadrant I - Krisen - drängende Probleme - Projekte - Besprechungen - Vorbereitungen mit Zeitlimit	Quadrant II - Vorbereitung - Vorbeugung - Werte-Klärung - Planung - Beziehungsarbeit - Echte Erholung - Förderung der Selbstverantwortung
Nicht wichtig	Quadrant III - Unterbrechungen - manche Anrufe - manche Post - manche Berichte - manche Konferenzen - manche drängende Angelegenheiten - viele beliebte Tätigkeiten	Quadrant IV - Triviales - Geschäftigkeit - Wurfsendungen - manche Anrufe - Zeitverschwendung - Fluchtaktitvitäten

Quadrant I ist der Quadrant der Notwendigkeit. Hier müssen wir sofort aktiv werden, ansonsten müssen wir die Konsequenzen tragen (verpasste Termine, ungelöste Probleme, Abgabetermin vorbei usw.). Gleichzeitig können wir hier auch steuern und produzieren, denn diese Aufgaben sind nicht nur dringend, sondern gehören auch zu den wichtigen.

Quadrant II ist der Quadrant der Qualität. Denn hier befinden sie die wichtigen Dinge, die aber nicht dringend sind. Damit können wir hier langfristig und vorbeugend denken. Je mehr wir uns auf Quadrant II konzentrieren, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Quadrant I kleiner wird.

Quadrant III ist der Quadrant der Täuschung. Weil die Aufgaben hier dringend sind, unterstellen wir ihnen auch, dass sie wichtig sind. Doch sie sind höchstens drängend oder für sonst jemanden wichtig. Die Gefahr ist groß, dass wir glauben, wir befänden uns im Quadrant I.

Quadrant IV schließlich ist der Quadrant der Verschwendung. Hier gibt es eigentlich nichts zu sagen, außer dass man diesen Quadranten so schnell wie möglich wieder verlässt. Denn er raubt nur Energie, aber trägt nichts an Qualität bei. Denkt an stundenlanges zielloses Surfen im Internet, und ihr habt den Quadranten erfasst.

Im heutigen Arbeitsalltag denken wir sehr oft nur der X-Achse entlang, also an die Dringlichkeit. Wir versuchen heraus zu finden, was dringend ist, nennen es einen Priorität und behandeln es bevorzugt. Leider vergessen wir dabei aber die Y-Achse, nämlich die Wichtigkeit. So wechseln wir zwischen Quadrant I und III hin und her.

In Quadrant I zu sein, ist an sich nicht weiter schlimm, so lange man sich nicht zu sehr hinein ziehen lässt und nur noch Krisenbekämpfung machen muss. Hilfreich ist es, wenn man sich bewusst wird, weshalb man sich in Quadrant I befindet. Wegen der Dringlichkeit? Dann ist die Gefahr gross, dass man plötzlich in eine Dringlichkeitssucht und damit in Quadrant III rutscht. Wegen der Wichtigkeit? Dann besteht die Chance, sich mit der Zeit in den Quadranten II zu bewegen. Denn das ist das Ziel und deshalb ist der Quadrant II im Schema oben hervorgehoben:

Das Ziel muss sein, so viel Zeit wie möglich in Quadrant II zu verbringen.Diese Zeit lässt sich in den beiden “Abfallquadranten” III und IV finden.

Beide Bücher, die ich oben erwähnt habe (“Die 7 Wege zur Effektivität” und “Der Weg zum Wesentlichen“) kann ich jedem ans Herz legen, der seine persönliche Entwicklung in einem breiten Rahmen anschauen möchte und der Prinzipien (und nicht Methoden) kennen lernen will.