23. Sept - Zeitmanagementmatrix

Ich habe heute bei Mikropartner in Hamburg über der Zeitmanagementmatrix, die sowohl den ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower als auch den Autor Stephen R. Covey bekannt gemacht hat

Die verschiedenen Tätigkeiten werden in 4 Quadraten eingeteilt und jede Aufgabe wird nach den Kriterien “dringlich/undringlich” und “wichtig/unwichtig” in eines der 4 eingeordnet.

Quadrant IV - Zeitfresser

Unwichtige und nicht dringende Aufgaben befinden sich in Quadrant IV. Es handelt sich um sinnlose Aktivitäten, mit denen Du Deine Zeit verschwendest.

Quadrant III - Delegieren

Post, Emails, Telefonanrufe und Sitzungen sind teilweise dem Quadrant III – dringend, aber nicht wichtig – zuzuordnen. Oft entsteht die Dringlichkeit solcher Aufgaben auch erst durch Erwartungen anderer. Quadrant III Tätigkeiten solltest Du nach Möglichkeit delegieren oder schnell in einem großen Block erledigen.

Quadrant I - Krisen

Es handelt sich hier um Dinge, die heute persönlich erledigt werden müssen. In diesen Quadranten fallen Probleme, Krisen, bedeutende Entscheidungen und Projekte mit anstehendem Abgabetermin.

Aufgaben aus diesem Bereich können uns Sorgen bereiten und sind oft mit Stress verbunden. Wenn sich allerdings alle Deine Aufgaben in Quadrant I wieder finden, wirst du völlig von äußeren Einflüssen beherrscht. Du betreibst dann kein Zeitmanagement mehr, sondern Krisenmanagement.

Quadrant II - Kraftquelle

Quadrant II ist der entscheidende Bereich für effektives Zeitmanagement. Hier befinden sich Aufgaben, die wichtig aber nicht dringend sind. Es handelt sich um Dinge wie das Setzen von Zielen, die langfristige Planung, Vorbereitung und Erholung. Dieser Bereich wird oft übersehen. Aber alle Dinge, die sich in Quadrant II befinden, rutschen irgendwann in Quadrant I, wenn Du sie nicht vorher erledigst.

Zusammenfassung

Als erstes musst Du natürlich die Aufgaben aus Quadrant I erledigen. Dein Ziel sollte aber sein, diesen Bereich in Zukunft kleiner werden zu lassen. Als zweites solltest du dich mit dem Inhalt von Quadrant II beschäftigen. Mit Aktivitäten aus Quadrant II bekommst Du Dein Leben unter Kontrolle und sorgst dafür, dass Du weniger Zeit für Quadrant I verwenden musst.